Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 2 november 2026

Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, met wie ze worden gedeeld en welke rechten je kan uitoefenen. Het gaat over twee onderscheiden zaken: de website app-nove.com zoals ze vandaag werkt, en de novE-app (my.app-nove.com en de apps voor de telefoon), open voor tests sinds september 2026 en voor het publiek op 2 november 2026.

Wie de verwerkingsverantwoordelijke is

NOVE SRL, Rue des Brigades d’Irlande 24, 6010 Charleroi, België
Ondernemingsnummer: 1040.631.440
Contact voor elke vraag of aanvraag over je gegevens: info@app-nove.com

Wij hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld: de aard van onze verwerkingen vereist dat niet. Je aanvragen worden rechtstreeks door de vennootschap behandeld.

De website: wachtlijst

Tot 1 november 2026 kon je je op de website inschrijven op een wachtlijst om verwittigd te worden wanneer de app openging. Die inschrijving wordt niet meer aangeboden: dit deel gaat over wie zich had ingeschreven.

Wat wij verzamelen

Toen je je op de wachtlijst inschreef, registreerden wij:

• je e-mailadres (verplicht);
• het profieltype dat je aangeeft, particulier of professional (optioneel);
• je toestemming om productnieuws te ontvangen, verkregen via de bevestiging die je per e-mail geeft;
• de taal van de pagina en de datum van je inschrijving;
• waar je bezoek vandaan komt wanneer de link die je volgde dat aangaf, bijvoorbeeld « instagram », of anders de naam van de site waarlangs je bent binnengekomen. Wij gebruiken dat enkel om te weten welke kanalen werken.

Waarom en op welke grondslag

Om je te verwittigen wanneer de app beschikbaar wordt en om je de informatie over die lancering te sturen. De rechtsgrond is je toestemming (artikel 6.1.a AVG), verkregen via een bevestiging per e-mail: je adres werd pas aan onze lijst toegevoegd nadat je op de bevestigingslink had geklikt.

Hoe lang

Tot je je toestemming intrekt, en ten laatste tot 1 november 2027, wanneer de lijst wordt verwijderd. Elke e-mail die wij versturen bevat een afmeldlink die onmiddellijk uitwerking heeft.

Cookies en bezoekersmeting

De website plaatst geen enkele cookie. De lettertypes worden vanaf ons eigen domein geleverd, zodat geen derde je IP-adres ontvangt bij het laden van de pagina. De enige bron die van buiten ons domein wordt geladen, is het script voor bezoekersmeting van Cloudflare, onze host, geleverd door static.cloudflareinsights.com en hieronder beschreven: Cloudflare ontvangt dan je IP-adres, zoals het dat al doet om je elke pagina van de website te leveren.

Wij gebruiken Cloudflare Web Analytics om het bezoek te meten. Dat werkt zonder cookie en zonder blijvende identificator. Het geeft ons het aantal bekeken pagina’s, welke pagina’s, van welke site de bezoekers komen, het land en het toesteltype. Het registreert geen URL-parameters en kan je niet herkennen van het ene bezoek tot het andere: wij kunnen je op basis van die metingen niet identificeren.

Om te weten waar een inschrijving vandaan komt, bewaart de website de herkomst van je bezoek (bijvoorbeeld « instagram ») in de sessieopslag van je browser, zolang het tabblad open is: ze wordt gewist wanneer je het sluit, laat niet toe je te identificeren en wordt alleen samen met je inschrijving doorgegeven, als je je inschrijft.

Daarom zie je geen cookiebanner : er wordt geen cookie geplaatst en geen enkel verzameld gegeven laat toe je te identificeren.

Onze host bewaart technische verbindingslogs, die nodig zijn voor de veiligheid en de beschikbaarheid van de dienst.

De app zelf bewaart op je toestel wat ze nodig heeft om te werken: je aanmeldsessie, en de taal en het thema die je hebt gekozen. Niets daarvan dient om je te volgen, en niets wordt gedeeld.

De app

De hier beschreven verwerkingen gelden voor het gebruik van de novE-app.

Wat wij verwerken

• Account: e-mailadres, voornaam en familienaam, wachtwoord bewaard als onomkeerbare hash, weergavevoorkeuren, en, als je ze invult, telefoon, bedrijf en geboortedatum. Als je je aanmeldt met Google of Apple, de identificatie die die dienst ons doorgeeft om je te herkennen.
• De inhoud van je projecten: projectnamen, budgetposten, uitgaven, offertes, bedragen, premies, notities, taken en vervaldata.
• Documenten die je uploadt: offertes, facturen, certificaten, vergunningen, plannen, aktes, premiebewijzen. Die documenten kunnen persoonsgegevens over jou of over derden bevatten, met name over je aannemers.
• Foto’s die je aan een project toevoegt. Ze worden bewaard zoals je ze verstuurt, met hun metadata: een foto die met een telefoon is genomen, kan de datum, het toestelmodel en, als de locatie aanstond, de plaats van de opname bevatten. Die informatie gaat met de foto mee naar de personen aan wie je toegang tot het project geeft, en in de exports ervan.
• Personen die je uitnodigt: hun e-mailadres en de rechten die je hen geeft. De uitnodigingsmail vertelt hen waar hun adres vandaan komt en hoe ze het kunnen laten wissen.
• Facturatiegegevens: nodig voor je abonnement, verwerkt door onze betaalprovider. Wij hebben nooit toegang tot je kaartgegevens.
• Nieuwsbrief: je keuze (ja of nee) en, als je ja zei, de datum van je toestemming.

Waarom en op welke grondslag

• De dienst leveren waarop je bent ingeschreven: uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b).
• Factureren en boekhouden: naleving van onze wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c).
• De dienst veilig houden, misbruik voorkomen, technische logs en het logboek van de handelingen in onze beheertool bewaren: gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f).
• Je schrijven over de dienst (belangrijke nieuwe functie, onderhoud, wijziging van de voorwaarden, hulp bij het starten): uitvoering van de overeenkomst en gerechtvaardigd belang (artikelen 6.1.b en 6.1.f).
• Je onze nieuwsbrief sturen (nieuws, tips en aanbiedingen), alleen als je erom gevraagd hebt: je toestemming (artikel 6.1.a).

Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen voor jou, en wij maken geen advertentieprofielen. Je gegevens worden nooit verkocht, verhuurd of geruild.

Automatisch uitlezen van je documenten

Het automatisch uitlezen steunt op een systeem van artificiële intelligentie. Wanneer je vraagt om een offerte of factuur automatisch te laten uitlezen, wordt het document doorgestuurd naar een gespecialiseerde dienstverlener (Mistral AI, in Frankrijk), waarvan het AI-model de bedragen eruit haalt en terugstuurt. De app vermeldt dit vóór er iets wordt verstuurd, naast de schakelaar die het automatisch uitlezen bedient. Het wordt standaard voorgesteld wanneer je een document toevoegt, en je kan het op dat moment of in de Instellingen van de app uitschakelen (die keuze wordt onthouden). De dienstverlener treedt op als verwerker, volgens onze instructies, en mag je documenten niet voor andere doeleinden gebruiken, ook niet om zijn modellen te trainen. Hij mag de aanvraag tot 30 dagen bewaren om misbruik van zijn dienst op te sporen, en wist ze daarna.

Aanmelden met Google of Apple

Als je ervoor kiest je aan te melden met Google of Apple, verifieert die dienst je identiteit en geeft hij ons je e-mailadres, je naam en een identificator die eigen is aan je account door; wij ontvangen nooit je wachtwoord. Google en Apple treden dan op als verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verwerking, volgens hun eigen beleid. Om die knoppen te tonen, laadt de aanmeldpagina van de app elementen die door Google en Apple worden geleverd; zij ontvangen op dat moment je IP-adres en de technische gegevens van je browser, ook als je die knoppen niet gebruikt.

Abonnement afgesloten in een app

Als je je abonneert in de app voor iPhone of Android, wordt de betaling verwerkt door Apple of Google, die optreden als verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen verwerking, volgens hun eigen beleid. Via onze dienstverlener RevenueCat ontvangen wij de status van je abonnement (formule, data, verlenging, opzegging, terugbetaling), gekoppeld aan de identificator van je novE-account; nooit je betaalgegevens. Die gegevens worden bij RevenueCat gewist wanneer je je account verwijdert.

E-mails en nieuwsbrief

Zodra je e-mailadres bevestigd is, wordt je account geregistreerd in onze e-mailtool (Brevo) met: je e-mailadres, je voor- en achternaam, de taal van de app, de stand van je abonnement (proefperiode, geabonneerd of verlopen), de datum van je inschrijving, en je keuze voor de nieuwsbrief met de datum ervan. Niets anders: niet de inhoud van je projecten, niet je documenten, niet je telefoonnummer. Deze gegevens dienen om je over de dienst te schrijven, in je taal.

De nieuwsbrief is facultatief: het vakje is niet aangevinkt bij de inschrijving, en je kunt hem op elk moment in- of uitschakelen in de Instellingen van de app. Elke e-mail die met deze tool wordt verstuurd, bevat een uitschrijflink die onmiddellijk werkt. Uitschrijven belet niet dat je de e-mails blijft ontvangen die je account nodig heeft (bevestiging van je adres, wachtwoord, abonnement, veiligheid).

De andere leden van een gedeeld project

Wanneer een project gedeeld wordt, zien de leden ervan de namen en e-mailadressen van de personen die er toegang toe hebben, en wie wat heeft toegevoegd. De eigenaar van het project beslist wie er toegang toe heeft.

Met wie je gegevens worden gedeeld

Wij doen een beroep op de volgende verwerkers. Elk is gebonden door een overeenkomst die begrenst wat hij met je gegevens mag doen.

Deze tabel dekt alle dienstverleners die in gebruik zijn, zowel voor de website als voor de app.

Sommige van die dienstverleners behoren tot groepen die buiten de Europese Unie zijn gevestigd, vooral in de Verenigde Staten. Cloudflare, Functional Software (Sentry) en Stripe zijn gecertificeerd onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework), dat die doorgiften toelaat op basis van een besluit van de Europese Commissie; eventuele andere doorgiften zijn gedekt door de standaardcontractbepalingen van de Commissie. Bij Sentry worden de technische fouten in Duitsland opgeslagen, maar de gegevens van ons eigen account bij die dienstverlener in de Verenigde Staten.

Wij kunnen ook gegevens moeten meedelen aan een overheid wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Hoe lang wij je gegevens bewaren

• Account en projectinhoud: zolang je account bestaat. Een account zonder abonnement en zonder aanmelding gedurende 24 maanden kan worden verwijderd, na een waarschuwingsmail minstens 30 dagen vooraf. Als je je account of een project verwijdert, worden de gegevens meteen uit onze actieve systemen gewist, en de bestanden (documenten, foto’s) binnen enkele minuten uit onze opslag.
• Nooit bevestigde inschrijving: een account waarvan het e-mailadres niet is bevestigd, wordt na 7 dagen verwijderd, met alles wat eraan verbonden is, ook de klantfiche bij onze betaalprovider.
• Back-ups: de database wordt elke dag geback-upt en de back-ups worden 7 dagen bewaard en daarna overschreven. Verwijderde gegevens verdwijnen er dus uiterlijk 7 dagen later uit.
• Technische foutlogs van de app: 30 dagen.
• Technische serverlogs van de app: 7 dagen bij onze host.
• Meldingen in de app: 90 dagen.
• Exports van een project (archieven klaar om te downloaden): 7 dagen.
• Uitnodigingen: de link is 7 dagen geldig; de uitnodiging, met het adres van de uitgenodigde persoon, wordt 30 dagen na het vervallen van de link gewist, of ze nu aanvaard is of niet. Als je een uitnodiging aanvaardt met een account op een ander adres, wordt het uitgenodigde adres bewaard samen met je toegang tot het project, zodat het intrekken van die toegang er ook voor geldt: het verdwijnt met de toegang, en staat in het bestand « Mijn gegevens downloaden ».
• Aanmeldsessies: 30 dagen na hun einde of hun verval.
• Logboek van het beheer: wanneer het novE-team een account bekijkt of wijzigt vanuit zijn beheertool, wordt de handeling genoteerd met het e-mailadres van het betrokken account. Dat logboek dient de veiligheid van de dienst en wordt 12 maanden bewaard, ook na de verwijdering van het account.
• Klant bij onze betaalprovider: verwijderd samen met je account als je nooit iets hebt betaald; anders bewaard samen met de facturen (zie hieronder).
• Boekhoud- en facturatiestukken: 10 jaar, zoals de Belgische wet vereist. Ze worden ook na de verwijdering van je account bewaard.
• Contactfiche in onze e-mailtool: zolang je account bestaat; ze wordt samen met het account verwijderd. Je toestemming voor de nieuwsbrief geldt tot je ze intrekt.
• Wachtlijst: zie hoger.

Je rechten

Je hebt op je persoonsgegevens recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking van de verwerking, verzet, en op overdraagbaarheid, dat wil zeggen je gegevens ontvangen in een bruikbaar en machineleesbaar formaat. Je kan ook je toestemming op elk moment intrekken, zonder dat dit de rechtmatigheid van de al verrichte verwerkingen aantast.

Om die rechten uit te oefenen, mail naar info@app-nove.com. Wij antwoorden binnen een maand. Het kan zijn dat wij eerst je identiteit moeten nagaan, om je gegevens niet aan iemand anders te bezorgen.

Als ons antwoord je niet voldoet, kan je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
gegevensbeschermingsautoriteit.be

Je gegevens ophalen

In Mijn profiel geeft de knop Mijn gegevens downloaden je een machineleesbaar bestand van wat novE over je account bewaart. Op het dashboard van elk van je projecten geeft de knop Exporteren je een archief met al je bestanden, geordend zoals in de app, en een overzicht in pdf. Voor alle andere gegevens mail je naar info@app-nove.com: wij antwoorden binnen een maand.

Je account verwijderen

Je kan je account op elk moment verwijderen in de app, via Mijn profiel, of enkel een project, via de pagina Bewerken van dat project. De verwijdering is definitief, en je abonnement wordt meteen opgezegd. Documenten en foto’s die je aan het project van iemand anders hebt toegevoegd, blijven in dat project, zonder je naam. De details, en wat je doet als je geen toegang meer hebt tot je account, vind je op de pagina Je account verwijderen.

Veiligheid

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je persoonsgegevens te beschermen tegen onopzettelijke of onrechtmatige wijziging of verlies, en tegen elk ongeoorloofd gebruik, elke ongeoorloofde openbaarmaking of toegang. Wij nemen alle redelijke maatregelen, met respect voor de principes van privacybescherming, om de nodige waarborgen in te bouwen en de verwerking van je gegevens te beveiligen. Op verzoek via info@app-nove.com beschrijft NOVE SRL je de beveiligingsmaatregelen die zij neemt om de persoonsgegevens die zij verwerkt te beschermen.

Concreet: de uitwisselingen met de website en de app zijn versleuteld tijdens het transport (HTTPS). Wachtwoorden worden bewaard als onomkeerbare hashes. De toegang tot de productiesystemen is beperkt tot wie die nodig heeft. De documenten die je uploadt zijn enkel toegankelijk voor jou en voor de personen die je uitdrukkelijk hebt uitgenodigd, binnen de rechten die je hen hebt gegeven.

Geen enkel systeem is onfeilbaar. Bij een gegevensinbreuk met een risico voor je rechten en vrijheden zullen wij de toezichthouder inlichten en, bij hoog risico, ook jou.

Minderjarigen

De wachtlijst is niet bedoeld voor personen jonger dan 16 jaar, en de app is voorbehouden aan meerderjarigen. Wij verzamelen niet bewust de gegevens van een minderjarige.

Wijzigingen

Wij kunnen dit beleid aanpassen, met name bij de terbeschikkingstelling van de app. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan deze pagina: die datum telt, en wij nodigen je uit ze af en toe te raadplegen. Mocht een wijziging de aard zelf veranderen van wat wij met je gegevens doen, bijvoorbeeld ze voor een nieuw doel gebruiken, dan verwittigen wij je per e-mail en kun je je met één klik uitschrijven.

Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

Dit beleid is onderworpen aan het Belgisch recht. Elk geschil over de interpretatie of de uitvoering ervan wordt voorgelegd aan de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Henegouwen, afdeling Charleroi, onverminderd je recht om je te wenden tot de rechtbanken van de lidstaat van de Europese Unie waar je woont (artikel 79 van de AVG) en om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.

← Terug naar de startpagina